El extraño caso del DNI de la Infanta

Esto de Twitter es peligrosísimo. Entre lo del blog y las redes sociales es muy fácil ser localizado y de ahí a ser erigido en portavoz oficioso del notariado hay sólo un paso. Estos últimos días me han llamado de la SER y de otros medios para que diera mi opinión sobre el candente tema del DNI de la Infanta y, aunque uno trata de quitarse de enmedio por ser una cosa de la que, al no tener en este momento cargos corporativos, no tengo información de primera mano, alguna cosa general he tenido que decir sobre la forma de funcionar de los notarios que quizá pueda ser de interés para comprender la situación. Y quizá, ahora que se va clarificando un poco la cuestión, procede escribir eso mismo, dejando dicho por delante que esto no tiene más valor que el que tenga un notario de a pie.
 
Lo primero es decir, para que se entienda lo que hacemos, que nuestra primera función es la de redactar escrituras, actas y otros documentos públicos, en soporte papel. Es decir, se trata de poner por escrito algo que ocurre ante nosotros: unos señores vienen, se les identifica por su DNI, se les piden otros datos personales, comprobamos si son propietarios de lo que traten de vender (o hipotecar o lo que sea) mediante el examen de los títulos previos, comprobamos si tienen cargas en el registro y si figuran ahí como dueños, hacemos otras advertencias legales y fiscales, ponemos lo que quieren hacer y hacen en nuestra presencia, consignamos el pago y cómo se ha pagado (cheques, transferencia, poniendo hoy incluso de dónde sale el dinero) y en general comprobamos que todo ese negocio jurídico es adecuado a la ley y se han cumplido los requisitos necesarios para su validez y eficacia, previo asesoramiento “sobre los medios jurídicos más adecuados para el logro de los fines lícitos que aquéllos se propongan alcanzar” (art. 1 de nuestro reglamento). Todo eso se pone por escrito y se firma en papel timbrado oficial, para mayor seguridad. Luego ese documento –la escritura matriz- se conserva para siempre jamás en el llamado protocolo (se conservan protocolos de hace más de quinientos años) y de esa matriz se expiden copias (hoy también electrónicas) que sirven para acreditar el negocio y hacerlo valer donde proceda. Es importante constatar –aunque a estas alturas ya ha quedado aclarado- que en todo este asunto no hay ningún problema jurídico porque en la “dimensión escritura” no hay error alguno y las fincas están a nombre de quien deben estar.
 
Ahora bien, desde hace muchos años, a esa labor fundamental de dar forma pública a los negocios de los particulares se añade otra, que es la de informar a las autoridades, entre ellas la fiscal, de los actos que “autorizamos” (se llama así porque nosotros somos los autores). Antiguamente esto se cumplía mediante el envío por correo de un listado en papel con los datos básicos de las operaciones a Hacienda. Desde que la informática ha llegado a nuestras vidas, la cosa ha cambiado y esa información se envía mediante ficheros informatizados.
 
Esta informatización debe de llevar funcionando unos diez años. Me gustaría que comprendieran como es el proceso. Una vez redactada esa escritura en papel y firmada, toda esa información consignada en un procesador de textos hay que “volcarla” en una plataforma informática que permite procesar esa información. Por decirlo claramente, es necesario volver a consignar todos los datos de la escritura en esa plataforma, casilla por casilla, para que puedan ser tratados por nuestro Consejo y por todas las Administraciones que en la actualidad tienen derecho a la información: Agencia Tributaria, Comunidades Autónomas a efectos de los impuestos a ellos cedidos, Ayuntamientos a los efectos de plusvalías, órganos de supervisión en materia de blanqueo, Catastro, etc. Es verdad que un cierto volcado se produce automáticamente a través de los programas informáticos de gestión de notarías que cada notario adquiere a diversas compañías privadas y que a su vez se adaptan al programa de índices del Consejo General del Notariado, pero ello ni mucho menos ahorra de todo el trabajo.
 
Desde 2007, y de eso puedo dar fe porque sí que estaba entonces en cargos corporativos y además encargado en parte de esa cuestión, el tema se complica extraordinariamente para nosotros porque se crea el Índice Único informatizado, consagrado legalmente en ley y en nuestro reglamento. Este programa exige muchísima información, tiene fuertes controles y no te permite enviar la información si detecta ciertos errores. Anteriormente a esa fecha también se mandaba esa información mediante el sistema llamado “Doctor Índice”, aunque el sistema no estaba tan perfeccionado como el actual. Pero lo cierto es que el notariado ha sido bastante rápido en la adaptación, pues internet no lleva generalizado mucho antes del 2000.
 
Creo que cabe decir que el Índice, sobre todo en su configuración actual, presta un gran servicio al Estado por la enorme información que proporciona en breve plazo de tiempo, ya tratada y sistematizada, al punto que con una sencilla solicitud del funcionario autorizado se puede saber qué operaciones se han hecho por una persona, o sobre un inmueble, o por una sociedad, mediante los oportunos cruces de datos. Por supuesto, no todo el mundo tiene acceso a esa información, sino que existe un protocolo al efecto. Cabe también decir, y perdonen la digresión, que esto se ha hecho a nuestra costa tanto a nivel general como particular y que, para que se hagan una idea, meter los datos en el programa cuesta tanto o más que hacer la escritura propiamente dicha y que, a efectos prácticos, eso ha significado crear un puesto de trabajo más en cada notaría, poco más o menos.
 
Dicho todo ello, he de añadir que no sé dónde puede estar el error en el famoso DNI de la Infanta. Es evidente que los notarios nos podemos equivocar y haber introducido mal los datos, o que se hayan introducido de manera incompleta y que los controles que hay ahora y que no existían en 2005 o 2006 hayan permitido el pase de la información. O quizá que en el proceso de volcado desde los programas de las compañías informáticas que cada notario tiene se haya producido algún tipo de corrupción, sobre todo en los años anteriores a 2007.
 
Ahora bien, Hacienda dice que de los trece fallos la mayoría, once, corresponden a los notarios y registradores. Sin embargo, mientras escribía esto me entero de que el Consejo General del Notariado ha emitido un comunicado en que, haciendo unas consideraciones previas similares a las que acabo de realizar, indica que el Órgano de Colaboración Tributaria, interno del Consejo, tras efectuar la pertinente investigación, que afecta a tres escrituras de aceptación de herencia y una compraventa, entiende que no se ha producido ningún error en cuanto a ésta última y que en cuanto a las herencias, parece ser que en el DNI de un fallecido, que no tenemos obligación de hacer constar en la escritura aunque sí en la ficha electrónica, está erróneamente consignado en una de las fichas pero en las otras dos en realidad no, porque se sitúa en otro apartado. Señala que los demás datos están correctos y que en las escrituras más simples se rellenan más de 100 campos (lo que antes les decía), adjuntando unos modelos de fichas (Ejemplo ficha electronica (1) y Ejemplo fichas electronicas (2)). Por cierto que, frente a lo que he oído en los medios de comunicación que apuntan a que los notarios “reconocen errores”, si se lee bien el comunicado creo que éste sólo dice que un dato que no es necesario consignar en las escrituras –y por tanto irrelevante- consta indebidamente en la ficha que se envía a Hacienda sólo en un caso, por lo que parece que los errores gruesos están en otro sitio, o eso entiendo yo.
 
Bien, se puede decir lo de “es tu palabra contra la mía”. Pero es que, aunque toda la culpa hubiera sido de los notarios –aunque yo sé muy bien qué me creo más- lo que no acabo de entender es lo siguiente: si, aunque el notario se hubiera equivocado, por la razón que sea, en el DNI, lo cierto es que ese notario ha mandado también la información relativa al nombre de vendedor y comprador, sus domicilios, el inmueble o lo que sea que se vende o hereda, el precio y otros muchos más datos. Supongamos también que a la hora de sacar la información que se le pida por el juez o por quien sea, la Agencia Tributaria se basa simplemente en el DNI de la persona interesada. De acuerdo, lo suponemos, pero ¿no cruza la información de ese DNI con el nombre de la persona que ese mismo notario le ha mandado? Todavía más: esa información ha ido al Catastro, al Registro, a la Comunidad Autónoma, al Ayuntamiento, etc. ¿no suena un “tilt” o alarma en algún sitio? Y más: los que de verdad vendieron se supone que declararon el incremento de patrimonio, la plusvalía municipal y los que compraron, declararon el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales, quizá el impuesto de Patrimonio: ¿no ha saltado ninguna contradicción en las bases de datos? Lo cierto es que la sensación que como contribuyente tengo es que el cruce de información es bastante eficiente y que si me dejo algo por declarar es fácil que se sepa enseguida.
 
Es decir, no puedo decir si los notarios o registradores se han equivocado en todos, en alguno o en ninguno de los casos, pero es extraño que no se haya descubierto en tantos años. Y sinceramente da qué pensar que con los DNI plebeyos salten todo tipo de alarmas y se disparen “paralelas” y en otros más regios tengan que pasar ocho años y una metedura de pata de calibre superior para que nos enteremos. Y de hecho los funcionarios de Hacienda a través de la Central Sindical CSIF criticaron ayer en un comunicado la opacidad del asunto y que el conjunto de los empleados públicos no tienen autorización para contralar este perfil de los contribuyentes, no saben qué departamento  se encarga y se extrañan de que no se le haya requerido anteriormente por estas transmisiones. Blanco y en botella.

Ignacio Gomá Lanzón

Presidente Fundación Hay Derecho. Notario de Madrid. Licenciado en Derecho por la Universidad Complutense de Madrid (1979-1984). Oposiciones a Notarías aprobadas en 1988, oposiciones restringidas, entre Notarios, en 1991-1992. En twitter @ignaciogoma