Los poderes para pleitos y la digitalización de la justicia
En algunos sistemas jurídicos como en el de España, las partes no pueden actuar directamente ante los Juzgados y Tribunales sino que deben de hacerlo a través de las personas que legalmente le representen, es lo que nuestro ordenamiento jurídico denomina representación técnica, es decir, para que las partes puedan actuar válidamente en el proceso no es suficiente con que tengan capacidad para comparecer en juicio sino que requieren de la postulación que significa que deben actuar por medio de un apoderado. Si bien hay algunas excepciones en la que se exonera a las partes de dicha exigencia procesal así lo dispone nuestra Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000 de 7 de enero cuando en su artículo 23.2 dispone que: “ 2. No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, podrán los litigantes comparecer por sí mismos: 1.º En los juicios verbales cuya determinación se haya efectuado por razón de la cuantía y ésta no exceda de 2.000 euros, y para la petición inicial de los procedimientos monitorios, conforme a lo previsto en esta Ley. 2.º En los juicios universales, cuando se limite la comparecencia a la presentación de títulos de crédito o derechos, o para concurrir a Juntas. 3.º En los incidentes relativos a impugnación de resoluciones en materia de asistencia jurídica gratuita y cuando se soliciten medidas urgentes con anterioridad al juicio.” Además, en su apartado 5 sigue añadiendo el artículo: “Para la realización de los actos de comunicación ostentan capacidad de certificación y dispondrán de credenciales necesarias “. Esto corresponde en su caso al Letrado de la Administración de Justicia y sus actos están sujetos a la dirección de éste pudiendo ser impugnado su decreto por los cauces legales. Para los actos de conciliación tampoco será preceptiva la intervención de procurador así lo recoge el artículo 141.3 de la Ley de Jurisdicción voluntaria 15/2015 de 2 de julio cuando dispone “En los expedientes de conciliación no será preceptiva la intervención de abogado ni procurador”.
El procurador actúa una vez que la parte le otorgue el poder de representación, esto puede ser en la oficina judicial apud acta mediante comparecencia personal ante el Letrado de la Administración de Justicia portador de la fe pública judicial o ante el notario portador de la fe pública extrajudicial. El poder puede ser general o puede ser especial para actos de mayor intensidad y sensibilidad jurídica como por ejemplo un desistimiento o un allanamiento todo ello aparece regulado en el artículo 25 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.
Hasta aquí todo esta bastante claro, los problemas comienzan a aparecer cuando los poderes para pleitos en el proceso tiene que engranarse de la manera más perfecta posible con la propia aportación del poder, las garantías constitucionales en el procedimiento, la digitalización de la justicia y las continuas reformas legislativas, no obviando que la representación procesal en el ámbito civil es materia de orden público y no está sometida al principio de instancia de parte.
La Ley de Enjuiciamiento Civil en su artículo 24 dispone” 1. El poder en que la parte otorgue su representación al procurador habrá de estar autorizado por notario o ser conferido apud acta por comparecencia personal ante el secretario judicial de cualquier oficina judicial o por comparecencia electrónica en la correspondiente sede judicial.2. La copia electrónica del poder notarial de representación, informática o digitalizada, se acompañará al primer escrito que el procurador presente.3. El otorgamiento apud acta por comparecencia personal o electrónica deberá ser efectuado al mismo tiempo que la presentación del primer escrito o, en su caso, antes de la primera actuación, sin necesidad de que a dicho otorgamiento concurra el procurador. Este apoderamiento podrá igualmente acreditarse mediante la certificación de su inscripción en el archivo electrónico de apoderamientos apud acta de las oficinas judiciales.”
Uno de los problemas viene cuando los procuradores aportan copias simples de los poderes para pleitos afectando directamente a las garantías procesales del poderdante. La razón es que la copia simple no es documento público, la copia autorizada si lo es. Las copias autorizadas son reproducciones exactas del papel notarial, es decir, con timbre, sello de seguridad, firma del notario y todas sus formalidades legales que son las que recoge el art 17.1 de la Ley de Notariado y del 221 a 249 del Reglamento Notarial. Por tanto, las copias autorizadas tienen el mismo valor que la escritura matriz. Las copias simples ni siquiera van firmadas por el notario, se expiden en papel del colegio notarial y su función es meramente informativa, y esto es lo más importante, una nota simple no es un poder y no atribuye capacidad al procurador para actuar en el proceso ante los tribunales.
Aquí juega otro papel fundamental la digitalización de la justicia, se puede decir que estamos en una fase de cambio, experimental, de continuas pruebas y algo caótica por momentos, ello pasa por encontrar soluciones que funcionan y agilizar los procesos.
La justicia está sujeta a una gran falta de uniformidad de acción, a veces se podría hablar de que la justicia es una especie laboratorio digital, desde otro punto de vista, también se podría considerar que la digitalización más que solucionar problemas lo que ha hecho es digitalizar los problemas de la justicia. Aunque lo cierto es que, a pasos muy muy pequeños, a pesar de la descentralización del estado y la falta de partidas económicas vamos avanzando.
No obstante, siguiendo con el análisis referente a la representación técnica la presentación de los poderes de acuerdo con la ley debería de ser en papel o por copia electrónica. Es habitual presentar los poderes escaneados, actuación que se admite por pragmatismo dado el volumen de trabajo y la escasez de medios materiales y personales de los que goza la salud de nuestra justicia. Sin embargo, tanto las copias simples que no son poderes como la del excesivo pragmatismo en la práctica judicial puede afectar a las garantías constitucionales del proceso, así como al desarrollo y avance de la digitalización de la justicia.
El poder notarial se sigue autorizando presencialmente y en soporte de papel, pero debido a la intención de la acción política de incluir elementos tecnológicos y conseguir un mejor desarrollo y más eficaz digitalización del sistema de justicia hacia el formato electrónico, se firmo el 23 de noviembre de 2015 un Convenio entre el Consejo General de los Procuradores de los Tribunales de España y el Consejo General del Notariado para la remisión telemática de escrituras públicas electrónicas de poderes para pleitos, sus modificaciones y revocaciones. Para ello se atribuirá a cada poder un Código Seguro de Verificación y el notario comunicará mediante su plataforma SIGNO (Sistema Integrado de Gestión del Notariado) el otorgamiento del poder, pudiendo obtenerse, si es necesario, una copia autorizada electrónica. Es de esta forma como deben de aportarse los poderes para pleitos siendo la forma más correcta de acuerdo con el avance del expediente digital judicial.
Los poderes para pleitos son esenciales pues suponen una garantía fundamental del poderdante en su actuación en el proceso. Si vamos a minimizar la digitalización de la justicia a sacar una foto entonces el proceso no va a poder corregir las ineficiencias del sistema. Además, la implementación tecnológica necesita no estar sometida a las prisas de la acción política, requiere de la colaboración tanto del Ministerio de Justicia, como del Poder Judicial, Comunidades Autónomas, Colegios de Procuradores, Colegios de Abogados… y en general todos los organismos que intervienen en el sistema público de justicia. Es necesario conseguir un flujo laboral óptimo entre todas las instituciones que de alguna manera participan en el sistema procesal. Para conseguir una justicia mas inteligente y justa debemos asumir que el impacto de los mecanismos tecnológicos es muy alto y se debe contribuir a la transparencia de todas sus formalidades.
Letrado del gabinete técnico del Tribunal Supremo