Por fin una salida al laberinto del NIF de extranjeros (pero solo para personas físicas)

En este reciente post  expliqué el grave obstáculo que para los inversores y emprendedores extranjeros supone el proceso para la obtención del número de identificación de extranjero (NIE) o número de identificación fiscal (NIF). También la inutilidad de la reforma propuesta en la llamada Ley de Startups (Ley de Fomento del Ecosistema de las Empresas Emergentes.)

Solo unos días después  un convenio entre el Consejo General del Notariado y la AEAT ha abierto al menos una salida parcial a ese absurdo laberinto. Consiste en que se pueda solicitar el NIF a través de los notarios en determinados casos. Veamos en qué consiste y cómo funciona.

La primera cuestión es quién y cuándo puede utilizar este sistema. Se trata solo de la obtención de los NIF de  Persona Física letras K, L o M. Los NIF K se conceden a los menores de 14 años, residentes en España, que no tengan DNI; los L, a españoles no residentes de cualquier edad que no tenga DNI; y finalmente los M,  a los extranjeros que no tengan NIE por no estar obligados a ello pues no van a ser residentes en España. Este NIF M también se puede solicitar con carácter transitorio para los extranjeros que estando obligados a obtener NIE, lo han solicitado pero aún no lo han obtenido.

Este último caso es el más frecuente en la práctica: personas que van a realizar algún acto con trascendencia tributaria, como por ejemplo suscribir o adquirir acciones o participaciones sociales o ser administrador de una sociedad, pero que no van a residir en España. Si van a residir en España en principio tienen que solicitar un NIE en la policía (Ministerior del Interior, no AEAT), pero si no lo ha podido obtener todavía y se requiera su urgente identificación a efectos fiscales, se puede utilizar este sistema para obtener un NIF asignado por la Agencia Tributaria, que tendrá carácter carácter transitorio hasta que el titular obtenga el NIE. Cuando lo obtenga, tendrá un plazo de dos meses para comunicar ese DNI o NIE a la Agencia Tributaria y el NIF anterior perderá su validez. Por todo ello el solicitante está obligado a firmar una declaración responsable manifestando que no tiene previamente NIE o DNI y que conoce la regulación sobre la materia. Si ha solicitado un NIE y no lo ha obtenido, debe declarar que cuando lo obtenga lo comunicará a la administración tributaria en el plazo de dos meses. El notario debe preguntar en qué situación se encuentra y determinar cual es la declaración que debe realizar.     

     ¿Qué debe aportar el interesado al notario para obtener el NIF? En principio se puede acudir a cualquier notario de España e identificarse ante él. El notario debe recabar y escanear los datos identificativos del solicitante. Es decir que el solicitante deberá exhibir su pasaporte o en el caso de nacionales de Estados miembros de la UE su documento nacional de identidad. Se deben hacer constar el nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, país de nacimiento, país de residencia, pasaporte y DNI en su caso. Únicamente es necesario informar del estado civil como casado en el caso de que el cónyuge ya disponga de NIF y se desea solicitar la tarjeta del mismo. En ese caso se harán constar nombre y apellidos del cónyuge, su NIF y la fecha del estado civil. 

Es necesario también indicar el Domicilio fiscal  deberá informar de los datos completos del lugar de localización del titular en sus relaciones con la Administración tributaria, que siempre estará en territorio español si es residente fiscal en España (por ejemplo, NIF K). Si por el contrario, es residente fiscal en el extranjero (NIF L y M), el domicilio fiscal podrá estar en España o en el extranjero. Sin embargo, los extranjeros residentes que obtienen el NIF provisional tienen que indicar un domicilio en España.

Los extranjeros no residentes pueden además indicar además de su domicilio en el extranjero, señalar una dirección o un apartado de correos en territorio español como domicilio de notificaciones. Cuando el domicilio esté en España es necesario incluir la referencia catastral del inmueble.

Es posible la representación tanto legal como voluntaria. En el caso de menores sin DNI (NIF K) es necesario realizar una declaración responsable, y aportar el libro de familia o Partida de nacimiento que acredite la filiación. 

Cuando se trate de personas con discapacidad es necesario identificar a un representante y lógicamente acreditar la representación. El sistema previsto no parece tener en cuenta la nueva regulación de discapacidad pues sigue hablando de “incpacacidad en el ámbito tributario”. En todo caso, está claro que hay que aplicar la ley 8/2021: es decir que si la persona con discapacidad puede entender el trámite -en su caso con apoyos-, no será necesario hacer constar la representación. Solo si se trata de una actuación representativa, que como sabemos es la excepción en el nuevo régimen, será necesario aportar la documentación que acredite la representación. 

En el caso de la representación voluntaria, será necesario acreditarla con un documento público que contenga facultades para realizar este tipo de trámites. A mi juicio se trata de un acto de administración y no de disposición por lo que no será necesario que específicamente se haga referencia a la obtención del NIF si comprende facultades de actuación ante administraciones, o facultades amplias en el ámbito tributario. Entiendo que la declaración responsable también puede firmarse por el apoderado con facultades suficientes. Bien dentro del poder o en documento aparte deberá aportarse una fotocopia compulsada del pasaporte (de la página de identificación y no de la totalidad del mismo como se requiere para la obtención del NIE).

El resultado es la obtención de un NIF, y se genera también automáticamente el modelo 030 de la AEAT, que es necesario en la actualidad completar aparte para la obtención del NIF ante la AEAT. Una vez tramitada la solicitud se remite al notario por el sistema el CSV del 030 como el del NIF obtenido, de manera que el titular podrá acreditar de esta forma ambos documentos. Además , la Agencia Tributaria enviará la comunicación de la tarjeta acreditativa del NIF al domicilio fiscal del titular del NIF asignado o, en su caso, al domicilio preferente a efectos de notificaciones.

Esta nueva posibilidad es un paso importante: por una parte, se clarifica que los no residentes no tienen que obtener NIE y se permite la obtención del NIF de manera provisional; por otra, al permitir la solicitud ante notario abrevia y simplifica el proceso, pues en muchos casos será el acto que exige la obtención del NIF ( constitución de sociedad, nombramiento de administrador, etc..) se realizará ante el mismo notario. Pero debe ser solo el primer paso.  Es necesario que el sistema se extienda a la solicitud de NIF para sociedades extranjeras: los notarios ya solicitan  el NIF de las sociedades que se constituyen, y no tiene sentido que no puedan hacer lo mismo para las que van a actuar en España, una vez que  le acrediten fehacientemente su existencia y representación. El sistema que hemos explicado demuestra que para extenderlo a las sociedades no hace falta una Ley, y también que es absurdo que el proyecto de Ley de startups lo limite a las empresas emergentes. El paso siguiente debería ser no exigir ningún trámite para la asignación de NIF  a las personas físicas o jurídicas nacionales de un Estado de la UE. Para las sociedades extranjeras, es posible conocer sus datos a través del sistema de interconexión de registros, y ya tienen un número único de identificación (el EUID) que debería servir para la asignación automática de un NIF. Para las personas físicas, debería también preverse esa asignación automática a partir de su nº DNI de su nacionalidad. Eso sí que favorecería un mercado único de inversiones, bienes y servicios. 

Segismundo Alvarez Royo-Villanova

Licenciado en Derecho en 1989 (ICADE- E1). Notario en la oposición de 1991. Doctor en Derecho. Patrono de la Fundación Hay Derecho. Autor de artículos en El País, ABC, Nueva Revista, y de diversas publicaciones de Derecho Mercantil y otras materias.